İş Başvurusunda Çalışma Örneği Paylaşılır Mı?
Bazı iş başvurularında CV'nizin yanında daha önce hazırladığınız bir çalışma örneği de istenebilir.
İçerik yazarıysanız makale, tasarımcıysanız tasarım, veri analistiyseniz rapor, yazılımcıysanız kod örneği veya danışmanlık alanında çalışıyorsanız sunum gibi çalışmalar talep edilebilir.
Ancak geçmişte hazırladığınız bir dosyanın size ait bir çalışma olması, o dosyayı istediğiniz kişiye gönderebileceğiniz anlamına gelmez.
Çalışmanın önceki işvereninize veya müşterinize ait gizli bilgiler içermesi mümkün olabilir.
Bu nedenle çalışma örneğini göndermeden önce yalnızca “Bu çalışmayı ben yaptım mı?” değil, “Bu dosyayı paylaşmaya yetkim var mı?” sorusunu da sormalısınız.
Eski Şirkete Ait Dosyalar İş Başvurusunda Paylaşılır Mı?
İzin durumunu kontrol etmeden eski işvereninize ait bir dosyayı olduğu gibi paylaşmak doğru değildir.
Özellikle şu bilgiler bulunuyorsa dikkatli olun:
- Müşteri isimleri
- Müşteri iletişim bilgileri
- Çalışan bilgileri
- Fiyatlandırmalar
- Teklifler
- Şirket içi raporlar
- Satış verileri
- Yayımlanmamış finansal bilgiler
- İş stratejileri
- Kaynak kodu
- Sistem erişim bilgileri
- Kurum içi sunumlar
- Henüz duyurulmamış ürün veya projeler
Bir dosyanın şirket dışına çıkarılması zaten yasak olabilir.
Bu nedenle çalışma örneği göndermeden önce imzaladığınız sözleşmeleri ve varsa gizlilik hükümlerini kontrol etmeniz gerekir.
NDA Nedir?
NDA, İngilizce “Non-Disclosure Agreement” ifadesinin kısaltmasıdır ve gizlilik sözleşmesi anlamında kullanılır.
Bir proje veya çalışma NDA kapsamındaysa hangi bilgilerin paylaşılabileceği sözleşmenin kapsamına göre değişebilir.
Bazı sözleşmeler yalnızca dosyanın içeriğini değil, projenin adını veya müşteriyle çalışıldığının açıklanmasını bile sınırlandırabilir.
Bu nedenle:
“Şirketin adını silersem paylaşabilirim.”
diye otomatik bir sonuç çıkarmak doğru değildir.
Öncelikle sözleşmedeki gizlilik sınırlarının ne olduğunu kontrol edin. :chatgpt-content-reference{index="2"}
Work Sample Gönderirken Gizli Bilgiler Nasıl Korunur?
Çalışmanın paylaşılmasına izin veriliyorsa ancak bazı bilgiler gizliyse anonimleştirme düşünülebilir.
Örneğin:
Gerçek müşteri adı: ABC Teknoloji A.Ş.
Anonimleştirilmiş: Müşteri A
Gerçek çalışan adı: Ayşe Yılmaz
Anonimleştirilmiş: Çalışan 1
Gerçek satış rakamı: 14.650.000 TL
Anonimleştirilmiş: Temsili veri
Ancak yalnızca isimleri silmek her zaman yeterli değildir.
Şirket, sektör, tarih, proje adı ve rakamlar bir araya geldiğinde çalışmanın kime ait olduğu yine anlaşılabilir.
Bu nedenle anonimleştirme yaparken bütün dosyayı yeniden değerlendirmek gerekir.
Gizli Bilgileri Silmek Dosyayı Paylaşmak İçin Yeterli Mi?
Her zaman değil.
Dosyadaki müşteri adını kapatmış olabilirsiniz ancak:
- Şirket logosu
- Proje kodu
- Dosya adı
- Dipnot
- Ekran görüntüsü
- Meta bilgiler
- Tablo başlığı
- E-posta adresi
gibi başka ayrıntılar kimliği ortaya çıkarabilir.
Ayrıca sözleşmeniz çalışmanın kendisinin paylaşılmasını yasaklıyorsa bilgileri silmek de yeterli olmayabilir.
Bu nedenle anonimleştirmeden önce en önemli soru şudur:
Bu çalışmayı paylaşmaya hakkım var mı?
Eski İşverenin Sunumu Portföye Eklenir Mi?
Çalışmayı siz hazırlamış olsanız bile içerik, tasarım veya veriler şirketin kullanımına ait olabilir.
Örneğin eski işvereniniz için hazırladığınız:
- Satış sunumu
- Strateji dosyası
- Müşteri teklifi
- Finans raporu
- İç eğitim sunumu
gibi çalışmalar kamuya açık değilse bunları doğrudan portföye eklemeden önce paylaşım hakkınızı kontrol etmelisiniz.
Kamuya açık hâle gelmiş bir çalışma ile şirket içinde kullanılan bir belge aynı değildir.
Müşteri Bilgileri İş Örneğinde Kullanılır Mı?
Müşteriye ait kişisel veya ticari bilgileri gerekli izin olmadan çalışma örneğinde kullanmaktan kaçının.
Özellikle:
- İsim
- Telefon
- E-posta
- Adres
- Sipariş bilgileri
- Sözleşme koşulları
- Özel fiyatlar
- Finansal veriler
gibi bilgileri doğrudan göndermek ciddi bir gizlilik sorunu oluşturabilir.
Çalışmanın yöntemini göstermek istiyorsanız gerçek veriler yerine temsili veya sentetik bilgilerle yeni bir örnek hazırlayabilirsiniz.
Gizli Çalışmanız Varsa Work Sample Nasıl Hazırlanır?
Önceki çalışmalarınızın tamamı gizliyse işverene gösterecek hiçbir şeyiniz olmadığı anlamına gelmez.
Sıfırdan örnek bir çalışma hazırlayabilirsiniz.
Örneğin:
Veri analistiyseniz: Kamuya açık bir veri setinden kısa analiz hazırlayabilirsiniz.
İçerik yazarıysanız: Başvurduğunuz sektöre uygun örnek bir yazı hazırlayabilirsiniz.
Grafik tasarımcıysanız: Kurgusal bir marka için örnek tasarım oluşturabilirsiniz.
Pazarlama uzmanıysanız: Kurgusal veya kamuya açık bir ürün için kampanya taslağı hazırlayabilirsiniz.
Finans alanındaysanız: Temsili veriler üzerinden raporlama örneği hazırlayabilirsiniz.
Bu yaklaşım hem becerinizi göstermenize hem de önceki şirketinizin bilgilerinin korunmasına yardımcı olur. Work sample rehberlerinde de gizli çalışmaları paylaşmak yerine kamuya açık veya kurgusal verilerle yeni örnek oluşturmak önerilen seçeneklerden biridir. :chatgpt-content-reference{index="3"}
Çalışma Örneğinde Hangi Bilgiler Yer Almalı?
Dosyanın ne olduğunu anlaşılır kılmak için kısa bir açıklama ekleyebilirsiniz.
Örneğin:
Çalışmanın amacı:
E-ticaret satış performansını analiz etmek
Rolüm:
Veri analizi ve raporlama
Kullandığım araçlar:
Excel ve Power BI
Not:
Bu çalışma, gizli şirket verileri kullanılmadan temsili verilerle yeniden hazırlanmıştır.
Bu açıklama, işe alım uzmanının dosyanın gerçek müşteri verisi olmadığını anlamasını sağlar.
Çalışma Örneğinde Kendi Katkınız Nasıl Belirtilir?
Ekip olarak hazırlanmış bir çalışmayı paylaşıyorsanız hangi bölümün size ait olduğunu açıkça yazın.
Örneğin:
“Projenin veri analizi ve raporlama bölümünü ben hazırladım; görsel tasarım başka bir ekip üyesi tarafından gerçekleştirildi.”
Bu ayrım önemlidir.
Bir ekip çalışmasının tamamını kendi üretiminiz gibi göstermek doğru değildir.
İşveren çalışma örneklerini adayın ilgili işi nasıl gerçekleştirdiğini görmek için kullanabilir; bu nedenle sizin gerçek katkınızın anlaşılması gerekir. :chatgpt-content-reference{index="4"}
İşveren Eski Şirket Dosyasını Özellikle İsterse Ne Yapmalısınız?
Görüşmede:
“Önceki şirketinizde hazırladığınız raporu bize gönderebilir misiniz?”
gibi bir talep gelebilir.
Dosya gizli bilgiler içeriyorsa bunu açıkça belirtebilirsiniz:
“Önceki işverenime ait dosyalar gizli bilgiler içerdiği için orijinal dokümanı paylaşamam. Ancak aynı yetkinliği gösterecek şekilde anonimleştirilmiş veya temsili verilerle hazırlanmış bir örnek sunabilirim.”
Bu cevap hem gizliliğe saygı gösterdiğinizi hem de çalışma örneği sunmaya açık olduğunuzu gösterir.
Çalışma Örneğinde Şirket Adı Silinmeli Mi?
Dosyanın paylaşılmasına izin veriliyorsa ancak şirket kimliğinin açıklanmaması gerekiyorsa şirket adı ve logo kaldırılabilir.
Ancak bunun yeterli olup olmadığı kullanılan veriye bağlıdır.
Dosyada:
- Marka renkleri
- Ürün isimleri
- Şube bilgileri
- Çalışan isimleri
- Müşteri isimleri
bulunuyorsa şirket yine anlaşılabilir.
Anonimleştirme yalnızca logoyu kaldırmak değildir; dosyanın tamamının yeniden kontrol edilmesini gerektirir.
Work Sample Göndermeden Önce Neler Kontrol Edilmeli?
Dosyayı göndermeden önce şu kontrolü yapabilirsiniz:
- Çalışmayı paylaşmaya yetkim var mı?
- NDA veya gizlilik maddesi bulunuyor mu?
- Müşteri bilgileri var mı?
- Çalışanlara ait kişisel veriler var mı?
- Şirket içi rakam veya strateji bulunuyor mu?
- Dosya adında şirket veya müşteri bilgisi var mı?
- Anonimleştirme gerçekten yeterli mi?
- Gerekirse sıfırdan örnek hazırlamak daha güvenli mi?
- Çalışmadaki kendi katkım açık mı?
Kariyer Ajansı'nın iş başvurusu rehberinde de portföy ve diğer ek belgelerin başvuru şartlarına göre hazırlanması gerektiği ele alınıyor.
Çalışma örneği göndermenin amacı yetkinliğinizi göstermek olmalıdır. Bunu yaparken eski işvereninizin veya müşterinizin gizli bilgilerini açığa çıkarmak gerekmez.
Gerekli durumda gerçek dosyayı göndermek yerine yönteminizi ve becerinizi gösterecek yeni, anonimleştirilmiş veya temsili bir çalışma hazırlamak çok daha güvenli bir seçenek olabilir.